Desde un punto de
vista tradicional, se puede definir como inventario a todos aquellos bienes
tangibles que se tienen para la venta por parte de la empresa o en su defecto
aquellos que serán consumidos en la producción de otros bienes o servicios con
fines de comercialización.
No hay lugar a dudas que realizar un inventario es una de esas tareas aburridas
y pesadas que parezcan se dan a los trabajadores becarios o trabajadores en
practicas, ello conlleva a que muchas veces ya sea por desconocimiento o por
ser una actividad monótona y aburrida, en numerosas ocasiones el inventario no
se realiza con la suficiente continuidad y se pospone demasiado, mas de lo
razonable.
A continuación se verán algunos consejos interesantes sobre el inventario y los beneficios que supone el control
de los bienes de la empresa.
En el mundo de los negocios se
dice que la información es poder, con la realización del inventario se busca
“comparar las cifras que tiene la empresa según los libros con las existencias
reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas.
Una de las cuestiones a plantear es: ¿Cuándo hemos de realizar el inventario?
Al menos se debe realizar una vez al año,
normalmente se suele realizar al final del ejercicio económico para aprovechar
dicho recuento a efectos del balance contable, elaborar el inventario de manera
anual es una opción que “se puede
realizar cuando existe un número limitado de referencias” pero esta
fecha acarrea que se ha parar la actividad económica para efectuar dicho
recuento, por este motivo se recomienda optar por un inventario cíclico a lo
largo del año, un inventario cíclico es un
método de recuento y control en el que el inventario se cuenta a intervalos
regulares durante el ejercicio económico, es decir, bimestral, trimestral,
etcétera. Una vez cumplido el ciclo de cada categoría se hará el recuento de
los materiales considerados dentro del grupo registrando la existencia real en
una ficha de registro comparándose posteriormente con la existencia teórica y
realizando los ajustes de forma contable y en cantidad, de esta manera cuando llegue fin de
año ya tendremos prácticamente todos los
datos.
La base de
toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del adecuado manejo del inventario que
permitirá al negocio mantener el control de sus procesos, compras y entregas
oportunamente y de esta manera conocer al final del período contable un estado
fiable de la situación económica de la empresa, por lo que se aconseja realizar
el inventario
de una manera más sistemática y periódica.
Pero, ¿Cómo empezar el
inventario?
Antes de iniciar el inventario se
debe saber qué se tiene que contabilizar. Para empezar se cuentan todos los
activos, tanto los corrientes (existencias del
almacén) como los no corrientes (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos,
teléfonos, elementos de Transporte…). Por lo que
se refiere a los bienes consumibles (papel,
bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor
valor, se deben sumar en el activo corriente.
No se debe pensar que realizar el inventario es una cosa fácil de hacer ya
que los bienes de la empresa son tan limitados que los podemos contar en
cinco minutos ,el inventario es un sistema de control y cuanto más preciso
sea, mucho mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos,
es decir, localizarlos para lo cual es recomendable haberlos codificado todos, de tal manera que si asignamos a los bienes
unos códigos de ubicación y de producto esto servirá tanto para
identificar a cada uno de ellos, así
como su emplazamiento dentro del almacén.
Otra cuestión a plantearse es ¿Qué herramientas se han de utilizar?
Las nuevas tecnologías y los programas de gestión de stock agilizan notablemente
el proceso del inventario. Es recomendable disponer de una base de datos
para ir rellenando las existencias reales, para lo
cual basta con los programas informáticos más habituales como hojas de inventario en Excel. A medida se vaya
realizando el recuento de los bienes, es
importante incluir esa cifra en una aplicación informática, lo que permitirá
comparar el dato introducido con el que figura en los archivos de control. Si
existe diferencia en los números, existirá una desviación, que podrá ser
negativa o positiva según falten o sobren productos.
Si concluido el recuento, resulta que las
existencias no coinciden finalmente con las que se esperaba, se ha de valorar esa desviación y
proceder a su regularización, esto no es más que ajustar las cifras de los libros a la
realidad.
Y por último ¿Qué ventajas o información útil ofrece el
inventario?
La
elaboración de un inventario no es poner en orden el almacén de la empresa. Un
control regular de inventario ofrece información de gran utilidad para muchas situaciones.
La realización del
inventario y el control de las existencias permite evitar la rotura de stocks ya que cada vez que se
deja de atender un pedido por no disponer de un determinado producto se pierde
una venta y, quizás, un buen cliente.
Otra de las ventajas es saber qué
productos son los más demandados, de manera que permite obtener datos para realizar previsiones de
stock o poder hacer liquidaciones y ofertas de artículos que estén próximos a
quedarse desfasados.
La elaboración del
inventario no es sólo para confirmar qué material existe, sino cuál está en las
condiciones adecuadas para la venta, detectándose así existencias caducadas o
deterioradas.
El inventario sirve para conocer el
valor de las existencias en el almacén, estas se
valoran a precio de coste, pero hay que
tener en cuenta que si el producto caduca, queda desfasado o
descatalogado, la valoración que figura en
los libros ya no es válida, por lo que cuanto las existencias estén más
ligadas a la moda, mayor será la
necesidad de actualización.
En definitiva, el
inventario es una tarea útil y necesaria que es aconsejable realizarla de forma
periódica y escalonada y
así al final del ejercicio contable anual no se nos vendrá todo encima y ya
casi lo tendremos realizado.
