La factura
electrónica, factura
digital o factura telemática lleva funcionando bastantes años pero
aún no se ha conseguido generalizar su uso entre las PYMES y los autónomos.
Salvo en ciertas ocasiones en las cuales actúen como proveedores de
determinadas grandes empresas.
Debido a la creciente importancia en la utilización
de nuevas tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y
comodidad, está provocando que se fomente el uso de factura mediante un soporte
electrónico., por lo que en 2015 su implantación sufrirá un nuevo impulso con
las nuevas medidas que hacen obligatorio su uso en la Administración Pública
y entre las grandes empresas (que tengan más de 100 empleados o un volumen
anual de operaciones superior a 6.010.121,04€, cuando facturen al sector
privado)
A
partir mañana, 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a
todos los organismos de la Administración Pública : Ministerios, Comunidades
Autónomas, Ayuntamientos, empresas públicas, Organismos autónomos, Universidades Públicas, Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales de la Seguridad Social, etc. Pueden quedar exentas las facturas cuyo
importe sea de hasta 5.000 euros, siempre que la Administración pública
pertinente así lo indique reglamentariamente. También, aquellas para las que la
Administración pertinente retrase el plazo con objeto de preparar el punto
telemático de presentación de facturas electrónicas. Con lo cual se pretende contribuir a extender su
uso y a proteger a PYMES y autónomos de la morosidad, incrementando el control
sobre los pagos de la
Administración Pública con el objetivo de reducir su
morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores, reduciendo los costes
y riesgos financieros.
Para ello se creará un punto
general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, esto es,
Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales, en el que los proveedores
presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae
3.2.1. , lo cual obliga a trabajar con proveedores de facturación que tengan
integrado este formato.
Señalar que FACe es
el punto de entrada de facturas para la Administración General
del Estado y permite la remisión de
facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones
que estén dadas de alta en el sistema.
No olvidar que la factura electrónica es un
equivalente funcional de la factura en papel, la diferencia únicamente reside
en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos con los campos obligatorios exigibles
a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el
consentimiento de ambas partes.
La factura electrónica se realiza en dos fases:
- Se crea la factura (al igual
que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos.
- Una vez creada la factura, se
procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital
propiedad del emisor de la factura, si se desea.
Llegados a este punto es conveniente recordar que
tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica tienen una serie de
obligaciones:
Las obligaciones que tiene la persona que emite una
factura electrónica son:
- Crear la factura en una
aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidad en
el formato original. Generalmente existen dos tipos de formatos.
- No estructurados: GIF, JPG, TIFF y PNG
- Estructurados: PDF, XLS, DOC ,TXT
- Garantizar el acceso a las
facturas ya sea en su visualización,
búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la
factura,
no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha
generado.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad,
integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de
su actividad empresarial o profesional.
Las obligaciones de la persona que recibe una
factura electrónica son:
- Recibir la factura, asegurándose de que cumple
con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
- Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un
tercero.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a la
factura ya
sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e
impresión.
Y sobre todo no hay que olvidar que la utilización
de este tipo de facturas ofrecen una serie de ventajas como son:
- Un ahorro de costes.
- Una reducción en el tiempo de su gestión.
- Una mecanización en la
contabilidad y la administración.
- Mejora la eficiencia.
- Proporciona mayor seguridad
que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
- Se produce una eliminación de
los espacios de almacenamiento de
documentos.
- Conlleva la integración con
las aplicaciones internas de la empresa.
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