Obligatoriedad de emitir Factura electrónica a partir del 15 de enero de 2015

La factura electrónica, factura digital o factura telemática lleva funcionando bastantes años pero aún no se ha conseguido generalizar su uso entre las PYMES y los autónomos. Salvo en ciertas ocasiones en las cuales actúen como proveedores de determinadas grandes empresas.

Debido a la creciente importancia en la utilización de nuevas tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, está provocando que se fomente el uso de factura mediante un soporte electrónico., por lo que en 2015 su implantación sufrirá un nuevo impulso con las nuevas medidas que hacen obligatorio su uso en la Administración Pública y entre las grandes empresas (que tengan más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121,04€, cuando facturen al sector privado)

A partir mañana, 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a todos los organismos de la Administración Pública: Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, empresas públicas, Organismos autónomos, Universidades Públicas, Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social,  etc. Pueden quedar exentas las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, siempre que la Administración pública pertinente así lo indique reglamentariamente. También, aquellas para las que la Administración pertinente retrase el plazo con objeto de preparar el punto telemático de presentación de facturas electrónicas. Con  lo cual se pretende contribuir a extender su uso y a proteger a PYMES y autónomos de la morosidad, incrementando el control sobre los pagos de la Administración Pública  con el objetivo de reducir su morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores, reduciendo los costes y riesgos financieros.

Para ello se creará un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, esto es, Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales, en el que los proveedores presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae 3.2.1. , lo cual obliga a trabajar con proveedores de facturación que tengan integrado este formato.

Señalar que FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado y  permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que estén dadas de alta en el sistema.

No olvidar que la  factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel, la diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos con  los campos obligatorios exigibles  a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

La factura electrónica se realiza en dos fases:

• Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos.
• Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura, si se desea.

Llegados a este punto es conveniente recordar que tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica tienen una serie de obligaciones:

Las obligaciones que tiene la persona que emite una factura electrónica son:

• Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
• Asegurarse de la legibilidad en el formato original. Generalmente existen dos tipos de formatos.
•  No estructurados: GIF, JPG, TIFF y PNG
•  Estructurados: PDF, XLS, DOC ,TXT
• Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
• Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
• Contabilizar la factura.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional.

Las obligaciones de la persona que recibe una factura electrónica son:

• Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
• Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
• Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
• Garantizar el acceso a la factura ya sea en su  visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.

Y sobre todo no hay que olvidar que la utilización de este tipo de facturas ofrecen una serie de ventajas como son:

• Un ahorro de costes.
• Una reducción en  el tiempo de su gestión.
• Una mecanización en la contabilidad y la administración.
• Mejora la eficiencia.
• Proporciona mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
• Se produce una eliminación de los espacios de almacenamiento  de documentos.
• Conlleva la integración con las aplicaciones internas de la empresa.

Novedades del 2015 para el Empresario Autónomo en el Marco Laboral y de la Seguridad Social

Como  todos los años  en los últimos días de diciembre, se han aprobado un conjunto de normas que entran en vigor a partir de 2015. Ya ha llegado 2015 y nos encontramos con una serie de novedades laborales que afectan directamente a los autónomos. En este  post se muestran las  principales novedades que han de tener en cuenta los autónomos desde el comienzo del año.

•  En relación a la cuota de autónomos 2015, decir que  este mes de enero como todos los años, se produce una  nueva subida en las bases de cotización a la Seguridad Social por las  que se determinan cuánto hay que pagar por la cuota mensual de autónomos.   La base mínima de cotización sube desde 875,70 a 884,40 € mensuales, por lo que la cuota mínima, , pasa de 261,83 € que se venia abonando en 2014 a 264,44 € en 2015. La de los autónomos societarios sube hasta 315,97 €. La base máxima de cotización sube de 3.597,00 a 3.606,00 € mensuales.
• Se lleva  a cabo una adecuación de la cuota de autónomos con vistas a la jubilación, de tal manera que podrán optar libremente entre la base mínima y la máxima los autónomos menores de 47 años y aquellos con 47 años cumplidos el 1 de enero de 2015 que se den de alta por primera vez en 2015 o cuya base de cotización en diciembre de 2014 haya sido igual o superior a 1.926,60 € al mes. Los trabajadores autónomos con 47 años cumplidos el 1 de enero de 2015 y una base de cotización inferior a 1.926,60  € mensuales, sólo podrán incrementarla hasta 1.945,80 € mensuales. En cuanto a los mayores de 48 años a 1 de enero de 2014,  su base de cotización mínima está comprendida entre 953,70 y 1.945,80 €, salvo excepciones.

• Se produce una novedad en relación al cese de actividad, debido a que la aprobación de la ley de Mutuas ha traído consigo nuevas medidas destinadas a facilitar el acceso al llamado paro de autónomos, ya que a partir de ahora, para acreditar el cese de actividad sólo será necesario alegar un 10% de pérdidas anuales, y no un 30% de los ingresos en un año completo o superiores al 20% en dos años consecutivos y completos, como era obligatorio hasta ahora. En el caso de  aquellos  autónomos que cotizan por el sistema de módulos sólo han de justificar un 10% de pérdidas contables para poder acceder a la prestación, es decir, la verificación de un 10% menos de ingresos que de gastos.

• Además, tras la aprobación este verano del Decreto Ley de Incapacidad Temporal (IT) por contingencias comunes, se han incorporado dos novedades para la situación de baja laboral (Incapacidad Temporal)del autónomo: 
• Por un lado, los médicos tendrán cinco días para contestar a las propuestas de alta “justificadas” que hagan las mutuas.
• Además, si el servicio médico de salud cita al trabajador para una revisión y éste no se presenta, la mutua ya no podrá emitir un alta por incomparecencia (que suponía la retirada de la prestación), si no que se suspenderá temporalmente para comprobar si hay una justificación.
• Respecto a  los autónomos Dependientes, mas conocidos como TRADE, podrán tener derecho al cese por actividad (paro de los autónomos), sin necesidad de que su contrato con el cliente principal tenga que estar registrado en el SEPE. Igualmente, también podrán beneficiarse de las rebajas en las condiciones de cobro del cese de actividad recogidas en la Ley de Mutuas (alegando sólo un 10% de pérdidas)
• Ampliación de la Tarifa Plana para autónomos que contraten: En este sentido los autónomos que contraten personal, sea por cuenta ajena o a través de una empresa, podrán acogerse a la bonificación sin renunciar al resto de bonificaciones a la contratación existentes. Además, los autónomos que ya disfrutan de la tarifa plana podrán contratar bajo estas condiciones sin perder la bonificación.

Eso sí, las contrataciones tendrán las siguientes características:

• Los trabajadores contratados han de ser menores de 30 años.
• El autónomo o sociedad ha de comprometerse a mantener el empleo por el mismo tiempo de la duración de las bonificaciones al autónomo.

Igualmente,  los autónomos societarios podrán disfrutar de una bonificación del 80% en sus cuotas de la Seguridad Social

• Desde el pasado mes de noviembre, existe un Nuevo modelo de nóminas de los trabajadores dónde las nóminas deben incluir una nueva sección informativa indicando lo que aporta la empresa a la Seguridad Social por la contratación del trabajador, diferenciando entre la aportación por contingencias comunes, por contingencias profesionales y por horas extras. Este modelo se deberá de ir adoptando de forma progresiva hasta el próximo 12 de mayo de 2015, cuando su implantación será obligatoria.
• Se produce  la ampliación de la tarifa plana de 100 € para contratos indefinidos: que permite a empresas y autónomos que contraten de forma indefinida y mantengan el puesto de trabajo durante un mínimo de 36 meses abonar una tarifa de 100 € por contingencias comunes a la Seguridad Social. La reducción, que en principio iba a finalizar el pasado 31 de diciembre, seguirá en vigor hasta finales del mes de marzo.
• De la misma manera, respecto  a las prestaciones económicas para los emprendedores se amplia la Capitalización del Desempleo (Pago Único del Desempleo), ya que durante los próximos meses se prevé la entrada en vigor de la posibilidad de capitalizar el 100% de la prestación por desempleo a los mayores de 30 años, hasta el momento, esto solo es posible para los hombres menores de 30 años, las mujeres de hasta 35 y las personas con un grado de discapacidad de más del 33%.

Asimismo, aunque no sea una novedad meramente laboral pero si una medida de financiación para aquellos que se decidan a emprender han de saber que se ponen limitaciones al Crowdunding de tal manera que el importe máximo de captación de fondos por proyecto de financiación participativa a través de plataformas de crowdfunding no podrá ser superior a 1.000.000 euros en total y ningún inversor no acreditado como “inversor profesional” podrá aportar más de 3.000 euros en el mismo proyecto publicado por una misma Plataforma de Financiación Participativa ni más de 10.000 euros en un periodo de 12 meses en el conjunto de los proyectos. Los inversores acreditados no tendrán límites anuales a la inversión.

¿Cómo afecta la nueva Reforma Fiscal a los autónomos en 2015?

La ya famosa Reforma Fiscal del año 2015 supone una serie de cambios en distintos impuestos que afectan a la fiscalidad de los  profesionales autónomos, entre las novedades que afectan a este tipo de profesionales  destacan:

1. Nuevas Retenciones de IRPF en las facturas  de los profesionales autónomos:

Hasta ahora los profesionales  venian aplicando unas retenciones del 21% a partir del 1 de enero de 2015 aplicarán con carácter general en sus facturas una retención del 19% y del 18% a partir de enero de 2016., salvo en los casos de:

 - ser un nuevo profesional autónomo en actividades profesionales, en cuyo caso, en el año en que se den de alta y los dos siguientes la retención a practicar será el 9%, siempre que en el año anterior no hayan realizado actividades profesionales.

-  o ser  profesional autónomo con bajos ingresos en cuyo caso se practicará una retención del 15%. para realizar el cálculo, se tomarán como referencia los rendimientos íntegrosderivados de actividades profesionales correspondientes al ejercicio inmediato anterior, que deberá ser inferior a 15.000 euros y representar más del 75 por ciento de la suma de los rendimientos íntegros de actividades económicas y del trabajo obtenidos por el contribuyente en dicho ejercicio, es decir, si los rendimientos íntegros de las actividades profesionales del ejercicio anterior es menor que 15.000€, y además, tal importe es mayor que [0,75 x (Rendimientos Íntegros actividad económica + Rendimientos del  trabajo del contribuyente, del ejercicio anterior)]

Para poder aplicar este tipo de retención, los profesionales deberán comunicar al pagador de los rendimientos esta circunstancia, quedando obligado el pagador a conservar la comunicación debidamente firmada.( Recordar que esta medida se viene aplicando desde julio de 2014)

Sin embargo, se mantienen las retenciones sobre el resto de actividades económicas:

•  Actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura: 1%
•  Actividades agrícolas y restantes actividades ganaderas: 2%
• Actividades forestales: 2%
• Algunas actividades en estimación objetiva (módulos): 1%.

2. Respecto a los gastos deducibles en IRPF: se establece un tope de 2.000 € anuales en los gastos de difícil justificación. Además, aquellos profesionales autónomos que no coticen en el RETA sino en una mutua de previsión social alternativa a la Seguridad Social, podrán deducirse sus cuotas por contingencias comunes.

3. Módulos 2015: Se mantienen los mismos módulos de IRPF e IVA que en 2014, al igual que se mantiene la reducción general en el rendimiento neto del 5%.

Si bien la  nueva reforma fiscal  considera una serie de restricciones  a la hora de establecer los “Requisitos para estar en módulos”,  con el fin  de  reducir el número de autónomos que pueden tributar por módulos. Restricciones previstas inicialmente para 2015, pero que finalmente entrarán en vigor en enero de 2016, limitando

•  el Volumen de ingresos  establecido a 150.000 euros anuales y en 200.000 en el caso de las actividades agrícolas, forestales y ganaderas.
• el Volumen de gatos(sin incluir inversiones) establecido a 150.000 euros anuales
• desde el 1 de enero de 2016 las  actividades que practiquen retenciones del 1% en sus facturas, quedarán excluidas del sistema de estimación objetiva, es decir, las actividades de fabricación y construcción (albañilería, fontanería, instaladores, carpintería, cerrajería, pintura…).

3. Se producen limitaciones a la estimación directa simplificada ya que a partir de una facturación anual de 500.000 euros los autónomos deberán tributar en la modalidad de estimación directa normal del IRPF, lo que supone una reducción de 100.000 euros al límite para poder tributar por simplificada.

4. Cambio en el IVA en la exportación de productos y servicios digitales a países de la UE: desde enero de 2015 los autónomos y PYMES que exporten productos o servicios digitales a la UE deben abonar el tipo de IVA vigente en el país de destino, es decir, en el que está ubicado el comprador de tus productos o servicios, en lugar de pagar el IVA del país de origen, como hasta ahora. Lo que evidentemente complica la tramitación del IVA de este tipo de ventas.

5. Respecto al Impuesto de Sociedades: Se va a producir una rebaja en dos fases de los tipos del impuesto, durante el 2015 se bajará del 30% actual al 28% y en 2016 se reducirá hasta el 25%. Esta reducción no afectará a las PYMES, al mantenerse un gravamen del 25% para los primeros 300.000 euros de beneficio.

6. Respecto a quienes tengan forma jurídica de Sociedad civil: 2015 será un año de transición hacia la transformación fiscal de las sociedades civiles, el cambio sólo afecta a la normativa fiscal y no al resto de aspectos que conforman las condiciones de creación y desarrollo de una actividad mediante este tipo de entidades. Ya en 2016 asistiremos a un cambio de tributación para las sociedades civiles que no tengan un objeto mercantil, que deberán tributar por un nuevo régimen fiscal, mientras que las que tengan objeto mercantil pasarán a tributar por el Impuesto de Sociedades. Hasta ahora tributar en el régimen de atribución de rentas del IRPF suponía que cada socio de la Sociedad Civil declara en su IRPF la parte de los rendimientos de la entidad  que le corresponda en función de su participación. A partir de 2016 las sociedades civiles que realicen actividades mercantiles declararán sus rendimientos en el Impuesto de Sociedades, el tipo fijo del 25%, independientemente de la cantidad  resultante.  

7. Se pone fin a la deducción por mantenimiento de empleo: Se suprime la deducción del 20% para PYMES y autónomos que mantienen el empleo.