Finalizado el primer trimestre del
año y ya canalizadas las obligaciones fiscales correspondientes al mismo, llega
el momento de que las empresas hagan frente a la primera de las obligaciones
registrales con periodicidad anual: la
legalización de los libros de contabilidad.
Los libros contables son de
obligatoria presentación para aquellos que deban de llevar una contabilidad
ajustada al código de comercio y deberán ser presentados para su legalización en el Registro Mercantil de la Provincia
correspondiente al domicilio social del interesado
El Código de Comercio establece que
los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos:
un libro de inventarios y cuentas
anuales y un libro diario, luego existen otros libros no contables
como pueden ser el libros de Actas, libro
Registro de Acciones Nominativas en el caso de una sociedad anónima, y Libro Registro de Socios en ele caso de las sociedades limitadas, los cuales también deben ser
legalizados
La legalización de los libros contables, de actas y
acciones/registro de socios, debe realizarse dentro de los cuatro meses
siguientes al cierre del ejercicio, por lo que una empresa que realice el
cierre del ejercicio a 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año
siguiente para realizar la presentación y legalización de dichos libros.
Hasta ahora existían tres maneras diferentes de
cumplir con la obligación de legalizar los libros
La presentación
en papel requerirá la encuadernación de las hojas que contienen
la información contable a legalizar de manera que no fuese posible la
modificación o sustitución de los diferentes folios que componían cada libro,
debiendo figurar en blanco el folio
inicial y numerar de forma correlativa el resto de hojas.
El soporte
magnético suponía la entrega de un CD o DVD que contenía los
archivos de los libros a legalizar acompañados de la instancia de presentación
en la que debía figurar la descripción del contenido del soporte.
La legalización
por vía telemática realizada a través de la página web del Colegio de
Registradores y para la que es necesaria una firma electrónica que
permita el envío telemático de documentos.
Desde la aprobación
de la Ley 14/2013
de Emprendedores, que todos los libros
obligatorios que tienen que llevar las empresas se legalizarán de manera
telemática. Por lo que surgen dos preguntas: ¿qué pasa con los
libros en papel que ya se tienen en las sociedades, como es el libro de actas o
libro de socios? ¿cómo legalizar los libros de manera telemática?
Respecto a la
primera cuestión decir que los libros físicos desparecen pero aquellos que
tengan las sociedades y no estén acabados como puede ser el caso de los libros
de actas, se mantendrán hasta que se agoten.Los libros
contables deben generarse en archivos en formato Excel, Word o PDF (recomendable
PDF por su mejor usabilidad) y ser enviados mediante procedimientos telemáticos.
Respecto a la segunda cuestión para legalizar los libros telemáticamente
se realiza a través de la web Registradores de España
se ha de contar obligatoriamente con el
programa de ayuda LEGALIA, software de
legalización de libros suministrado por el Registro Mercantil,
siendo necesario registrarse previamente como Usuario Abonado del Colegio de
Registradores y ser titular de una firma electrónica reconocida (SCR / F.N.M.T
/ ACCV-GVA).
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